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Schluss mit langweiligen Online-Veranstaltungen: die Durchführung

Schluss mit langweiligen Online-Veranstaltungen: die Durchführung

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Nachdem ich mit dir ja im letzten Beitrag schon ein paar Tipps für die Planung von Online-Veranstaltungen geteilt habe, dreht sich heute alles um die Durchführung von Online-Veranstaltungen. Mit einer professionellen Planung hast du zwar schon eine sehr gute Basis geschaffen. Doch speziell in der Durchführung, also auch in der Interaktion mit den Teilnehmer:innen, gibt es noch sehr wichtige Punkte zu beachten …

Die professionelle Durchführung von Online-Veranstaltungen

Wie oft war ich schon bei virtuellen Veranstaltungen, die bei der Anmeldung so vielversprechend geklungen hat. Schlussendlich war ich doch enttäuscht. Ich kann dir verraten, es waren doch einige Male. Doch was war passiert? Das Thema hat super spannend geklungen, es war eine Key Note eingeplant, die neugierig auf mehr gemacht hatte. Die Veranstaltung war zu einer Uhrzeit, die sich gut mit meinem Kalender vereinbaren ließ bzw. dauerte sie auch nicht allzu lange. Weiters bekam ich Veranstaltungsreminder zugeschickt, was ein echt gutes Nice 2 Have ist. Was ich auch sehr schätze ist die direkte Download-Möglichkeit von Kalendereinträgen, in denen der Link zur Veranstaltung bereits enthalten ist. Die Planung deiner Online-Veranstaltungen hat jedenfalls schon mal super geklappt. Nach meiner Erfahrung der letzten Monate, ist die Planung zwar eine Sache, doch eine professionelle Durchführung von Online-Veranstaltungen eine wiederum ganz andere. Diese wird meist nach einer guten Planung ein wenig vernachlässigt.

Nach dem ersten Teil, nämlich der Planung von Online-Veranstaltungen, folgt nun der zweite Teil zur Durchführung von Online-Veranstaltungen. Folgende Tipps möchte ich dir mitgeben:

Lege Spielregeln fest und sprich während deiner Online-Veranstaltungen darüber!

Es ist zwar gut, wenn man Rollen und gewisse Spielregeln für sich und sein Moderations-Team festsetzt, doch diese müssen auch an die Teilnehmer:innen bzw. Speaker:innen kommuniziert werden. Transparenz ist hier das wichtige Stichwort in der Durchführung! Deshalb ist es hilfreich die Spielregeln zu Beginn kurz zu beschreiben oder sogar mit einer einleitenden Power Point-Folie sichtbar zu machen. Hier können beispielsweise folgende Punkte geklärt werden: Sollen die Kameras bei allen „on“ oder „off“ sein? Sollen die Mikros stumm sein oder nicht? Wie geht man mit Fragen um: Kann ich diese in den Chat schreiben? Ist es möglich sie persönlich zu stellen? Wenn ja, wie läuft dies ab? Werden die Fragen während des Vortrags schon gestellt und beantwortet oder erst danach in einer Art Fragerunde? etc. Eine weitere wichtige Sache ist jene, wie ich mit Teilnehmer:innen umgehe, die zu spät kommen. Dies klingt vielleicht auf den ersten Blick recht banal, doch kann ein schlechter Umgang hiermit sehr störend wirken. Gehe ich beispielsweise auf jede Person ein, die sich zu spät zuschaltet, dann stört dies die anderen Teilnehmer:innen enorm.

Achte darauf, dass die Rollen auch eingehalten werden!

Im 1. Teil habe ich schon auf die Wichtigkeit der Rollendefinition hingewiesen. Weiß jede/r, was er/sie zu tun hat, ist dies schon mal eine gute Basis für die Durchführung von gelungenen Online-Veranstaltungen. Doch in der Hektik und Nervosität kann diese Sensibilisierung auch leicht verschwinden. Als Event-Verantwortliche/r achte bitte darauf, dass die verteilten Rollen auch eingehalten werden. Speziell bei einer größeren Veranstaltung ist es essentiell, dass beispielsweise die Kleingruppen-Settings gut funktionieren. Die Teilnehmer:innen sollen sich nicht alleine gelassen fühlen. So genannte Break-Out-Groups funktionieren bereits sehr gut. Es ist auch technisch nicht mehr so kompliziert ist, dass die Teilnehmer:innen in Gruppen aufgeteilt und in verschiedene Räume geschickt werden. Auch die automatische Rückholung in den Hauptraum funktioniert bereits sehr gut und leicht.

Timing ist alles bei der Durchführung von Online-Veranstaltungen!

Das Timing ist ein sehr relevanter Punkt, wenn es um die Professionalität von Online-Veranstaltungen geht. Online sowie auch offline muss unbedingt auf einen pünktlichen Start sowie ein pünktliches Ende geachtet werden. Speziell bei Panel Diskussionen habe ich es bereits öfter miterlebt, dass die Redezeit der einzelnen Personen leider alles andere als ausgewogen ist. Hier ist es als Moderation besonders wichtig, auch Teilnehmer:innen zu unterbrechen und auf ihre Sprechzeit hinzuweisen. Weiters muss auch genügend Zeit für Fragen des Publikums zur Verfügung stehen: Das schlimmste als Teilnehmer:in ist, wenn man eine Stunde lang durch Monologe geführt wird und dann die Veranstaltung einfach mit einem „Vielen Dank, dass Sie alle mit dabei waren!“ endet. In Kleingruppen-Settings muss die Moderation besonders bei der Durchführung auf den Support achten, sodass die Break-Out-Gruppe gut durch die vergebene Zeit kommt. Soll beispielsweise jemand im Plenum die Ergebnisse bzw. die Diskussion der Kleingruppe beschreiben, dann sollte diese Person bereits zu Beginn der Break-Out-Session festgelegt werden.

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Bewahre immer einen kühlen Kopf und sei authentisch!

Planung ist zwar das halbe Leben, wie es so schön heißt, doch es lässt sich nicht jede Eventualität, die eintreffen könnte, planen. Somit hilft es, dass man sich schon davor für die Durchführung eine Art Back Up Plan zurechtlegt oder, dass man eben spontan reagiert. Egal für welche Version man sich entscheidet, wichtig ist dabei, dass man authentisch bleibt und vor allem bemüht. Natürlich sind ungeplante Zwischenfälle sehr unangenehm und vor allem sehr ärgerlich, gerade dann, wenn man sehr viel Wert auf eine gute Planung gelegt hat, doch sie passieren auch einfach. Meistens geht man mit sich selbst immer strenger ins Gericht, als es die anderen tun. Außerdem – und das weiß ich aus eigener Erfahrung – sieht man Zwischenfälle selbst immer viel kritischer als alle anderen. Somit keep cool, lächle, entschuldige dich (wenn überhaupt notwendig) und sei charmant wie immer – dann klappt‘s auch mit deinen Online-Veranstaltungen!

Ich wünsch dir viel Spaß mit der Durchführung deiner nächsten Online-Veranstaltungen – denn sie kommt bestimmt 🙂 Im 3. und letzten Teil meiner Serie „Schluss mit langweiligen Online-Veranstaltungen!“ dreht sich alles um einen (leider) sehr oft vernachlässigten Part: der Nachbereitung von Online-Veranstaltungen. Schau gerne auf meiner Veranstaltungsseite vorbei und such dir deine nächste New Work Veranstaltung.

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