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Schluss mit langweiligen Online-Events: die Durchführung!

Schluss mit langweiligen Online-Events: die Durchführung!

Nachdem ich mit dir ja im letzten Beitrag schon ein paar Tipps für die Planung einer Online-Veranstaltung geteilt habe, dreht sich heute alles um die Durchführung. Mit einer professionellen Planung hast du zwar schon eine sehr gute Basis für ein erfolgreiches Online-Event geschaffen, doch speziell in der Durchführung, also auch in der Interaktion mit den TeilnehmerInnen, gibt es noch ein paar wichtige Punkte zu beachten …

Planung ist gut, aber …

Wie oft war ich schon bei einer virtuellen Veranstaltung, die bei der Anmeldung so vielversprechend geklungen hat und dann doch so enttäuschend war. Ich kann dir verraten, es waren doch einige Male. Doch was war passiert? Das Thema hat super spannend geklungen, es war eine Key Note eingeplant, die neugierig auf mehr gemacht hatte und das Event war zu einer Uhrzeit, die sich gut mit meinem Kalender vereinbaren ließ bzw. dauerte auch nicht allzu lange. Weiters bekam ich Veranstaltungsreminder zugeschickt, was ein echt cooles Nice 2 Have ist. Was ich auch sehr schätze ist die direkte Download-Möglichkeit von Kalendereinträgen, in denen der Link zur Veranstaltung bereits enthalten ist. Die Planung hat jedenfalls schon mal super geklappt (Hier geht‘s zu meinen Planungstipps für ein erfolgreiches Online-Event). Nach meiner Erfahrung der letzten Monate, ist die Planung zwar eine Sache, doch eine professionelle Durchführung eine wiederum ganz andere – und die wird meist nach einer guten Planung ein wenig vernachlässigt. Wie auch schon im 1. Teil (Planung), möchte ich dir hier einige ausgewählte Tipps von mir mitgeben, die mir besonders bei Events in den letzten Monaten äußerst positiv aufgefallen sind.

Lege Spielregeln fest und sprich darüber!

Es ist zwar gut, wenn man Rollen und gewisse Spielregeln für sich und sein Moderations-Team festsetzt, doch diese müssen auch an die TeilnehmerInnen bzw. SpeakerInnen kommuniziert werden. Transparenz ist hier das wichtige Stichwort! Deshalb ist es hilfreich die Spielregeln zu Beginn kurz zu beschreiben oder sogar mit einer einleitenden Power Point-Folie sichtbar zu machen. Hier können beispielsweise folgende Punkte geklärt werden: Sollen die Kameras bei allen „on“ oder „off“ sein? Sollen die Mikros stumm sein oder nicht? Wie geht man mit Fragen um: Kann ich diese in den Chat schreiben? Ist es möglich sie persönlich zu stellen? Wenn ja, wie läuft dies ab? Werden die Fragen während des Vortrags schon gestellt und beantwortet oder erst danach in einer Art Fragerunde? etc. Eine weitere wichtige Sache ist jene, wie ich mit TeilnehmerInnen umgehe, die zu spät kommen. Dies klingt vielleicht auf den ersten Blick recht banal, doch kann ein schlechter Umgang hiermit sehr störend wirken. Gehe ich beispielsweise auf jede Person ein, die sich zu spät zuschaltet, dann stört dies die anderen TeilnehmerInnen enorm.

Achte darauf, dass die Rollen auch eingehalten werden!

Im 1. Teil habe ich schon auf die Wichtigkeit der Rollendefinition hingewiesen. Weiß jede/r, was er/sie zu tun hat, ist dies schon mal eine gute Basis. Doch in der Hektik und Nervosität kann diese Sensibilisierung auch leicht verschwinden. Als Event-Verantwortliche/r achte bitte darauf, dass die verteilten Rollen auch eingehalten werden. Speziell bei einem größeren Event ist es essentiell, dass beispielsweise die Kleingruppen-Settings gut funktionieren und sich die TeilnehmerInnen nicht alleine gelassen fühlen. So genannte Break-Out-Groups funktionieren bereits sehr gut, da es auch technisch nicht mehr so kompliziert ist, dass die TeilnehmerInnen in Gruppen aufgeteilt und in verschiedene Räume geschickt, aber eben auch automatisch wiederum zurückgeholt werden können.

Timing ist alles!

Das Timing ist ein sehr relevanter Punkt, wenn es um die Professionalität einer Veranstaltung geht. Online sowie auch offline muss unbedingt auf einen pünktlichen Start sowie ein pünktliches Ende geachtet werden. Speziell bei Panel Diskussionen habe ich es bereits öfter miterlebt, dass die Redezeit der einzelnen Personen leider alles andere als ausgewogen ist. Hier ist es als Moderation besonders wichtig, auch TeilnehmerInnen zu unterbrechen und auf ihre Sprechzeit hinzuweisen. Weiters muss auch genügend Zeit für Fragen des Publikums zur Verfügung stehen: Das schlimmste als TeilnehmerIn ist, wenn man eine Stunde lang durch Monologe geführt wird und dann die Veranstaltung einfach mit einem „Vielen Dank, dass Sie alle mit dabei waren!“ endet. In Kleingruppen-Settings muss die Moderation besonders auf den Support achten, sodass die Break-Out-Gruppe gut durch die vergebene Zeit kommt. Soll beispielsweise jemand im Plenum die Ergebnisse bzw. die Diskussion der Kleingruppe beschreiben, dann sollte diese Person bereits zu Beginn der Break-Out-Session festgelegt werden.

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Bewahre immer einen kühlen Kopf und sei authentisch!

Planung ist zwar das halbe Leben, wie es so schön heißt, doch es lässt sich nicht jede Eventualität, die eintreffen könnte, planen. Somit hilft es, dass man sich schon davor eine Art Back Up Plan zurechtlegt oder, dass man eben spontan reagiert. Egal für welche Version man sich entscheidet, wichtig ist dabei, dass man authentisch bleibt und vor allem bemüht. Natürlich sind ungeplante Zwischenfälle sehr unangenehm und vor allem sehr ärgerlich, gerade dann, wenn man sehr viel Wert auf eine gute Planung gelegt hat, doch sie passieren auch einfach. Meistens geht man mit sich selbst immer strenger ins Gericht, als es die anderen tun. Außerdem – und das weiß ich aus eigener Erfahrung – sieht man Zwischenfälle selbst immer viel kritischer als alle anderen. Somit keep cool, lächle, entschuldige dich (wenn überhaupt notwendig) und sei charmant wie immer – dann klappt‘s auch mit dem Online-Event!

Ich wünsch dir viel Spaß mit der Durchführung deines nächsten Online-Events – denn es kommt bestimmt 🙂 Im 3. und letzten Teil meiner Serie „Schluss mit langweiligen Online-Events!“ dreht sich dann alles um einen (leider) sehr oft vernachlässigten Part: der Nachbereitung.

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