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Schluss mit langweiligen Online-Events: die Planung!

Schluss mit langweiligen Online-Events: die Planung!

Online Meetings, Live Webinare, virtuelle Meet Ups und und noch viele weitere virtuelle Formate boomen gerade. Mit dem Digitalisierungsschub der Pandemie hat sich auf diesem Gebiet zum Glück sehr viel getan, doch nur weil es viel Angebot gibt, heißt es noch lange nicht, dass sich erfolgreiche Online-Events auch einfach so aus dem Ärmel schütteln lassen. In meiner 3-teiligen Reihe „Schluss mit langweiligen Online-Events“, teile ich mit euch meine persönlichen Hacks für erfolgreiche virtuelle Formate: von der Planung, über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung …

Online-Events überall wo man hinsieht

Wenn mir jemand vor knapp 2 Jahren gesagt hätte, dass sich der Fokus so krass auf Online Formate richten wird, hätte ich die Person wahrscheinlich nur müde belächelt. Tja, dann kam die Pandemie und plötzlich erlebten wir den Digitalisierungsschub schlechthin. Alle möglichen Online Formate kamen quasi über Nacht wie Schwammerl aus dem Boden, und jede/r versuchte aus dieser Ausnahmesituation das Beste zu machen. Vor allem ging es darum, den Kontakt zu PartnerInnen, KundInnen und InteressentInnen weiterhin zu halten und da bot sich eben nur die Online-Lösung an. Mein persönlicher großer Vorteil aus dieser Situation ist, dass ich nun leichter Zugang zu Veranstaltungen und Inhalten habe als davor – denn ich war schon Pre-Covid nicht wirklich gewillt, für einen Veranstaltungstag ins Flugzeug zu steigen. Der große Nachteil wiederum, den diese Flut an Veranstaltungen und Formaten mit sich bringt, ist, dass man wahrlich mit Themen und Informationen überschüttet wird und oft den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht.

… doch die Qualität ist sehr unterschiedlich!

Darüber hinaus zeigen sich oft eklatante Unterschiede in der Qualität dieser Veranstaltungen. Ich muss zugeben, in den letzten Monaten gab es eher wenige Online-Events, die wirklich sehr professionell abgelaufen sind, und dass obwohl man meinen könnte, dass die Vorbereitungszeit von nun über einem Jahr, in den man diverse Erfahrungen und vor allem Eindrücke sammeln konnte, ausreichend sein sollte. Hier spreche ich nicht unbedingt die Technik an, da Internetprobleme oder Server-Ausfälle durchaus auftreten können und diese vorab nicht wirklich planbar sind. Es geht mehr um die Basics – in Organisation oder auch Moderation, die oft nicht berücksichtigt werden. Oft handelt es sich wirklich um Kleinigkeiten, die ausschlaggebend sind, ob ein Webinar oder eine Online-Veranstaltung positiv bei den TeilnehmerInnen in Erinnerung bleiben – oder eben nicht. Deshalb möchte ich hier gerne meine Erfahrungen mit dir teilen, begonnen mit dem fast wichtigsten Part, dem Planungsprozess:

Wähle ein relevantes und spannendes Thema: Biete Mehrwert!

Dies ist wohl der wichtigste und ausschlaggebendste Punkt, ob deine Veranstaltung erfolgreich wird. Starte kein Webinar oder Meet Up, nur weil es alle machen und du den Druck verspürst, es auch einfach machen zu müssen – überhaupt, wenn du in der Themenfindung noch unsicher bist. Wähle bitte auch kein Thema, was schon 30 andere vor dir gebracht haben, denn wie vorhin schon erwähnt, gibt es derzeit einen Overload an virtuellen Veranstaltungen, die sehr ähnliche Themen abhandeln. Je spitzer und zielgerichteter dein Thema, desto besser. Vergiss nicht, dass du einen Mehrwert für deine TeilnehmerInnen bieten sollst. Frage dich gerne selbst: Würde ich selbst meine Zeit für das Thema X bereitstellen?

Weniger ist mehr: Plane ressourcenschonend!

Viele VeranstalterInnen übertragen ihre Formate, die sie normalerweise in Präsenz abhalten, quasi eins zu eins in die virtuelle Welt. Doch das funktioniert leider nicht – technisch ja, doch der Mehrwert leidet enorm darunter. Man kann die TeilnehmerInnen nicht 8 oder mehr Stunden fast durchgehend mit Inhalten konfrontieren. Falls du diese Erfahrung schon machen konntest, dann weißt du wovon ich spreche: Man ist nach so einem Tag kaputt! Es ist hoffentlich kein Geheimnis mehr, dass die Vermittlung von Inhalten in der virtuellen Welt anders verlaufen sollte, da man nicht so aufnahmefähig ist als Offline. Anknüpfend an den vorherigen Punkt, lässt sich somit festhalten, dass weniger oft mehr ist: Je zielgruppenspezifischer und damit auch kürzer, desto besser.

Vermeide ein dichtes Programm: Plane unbedingt Pausen ein!

Es klingt sehr banal, wird aber immer noch oft vergessen: Pausen! Meistens fallen diese einem straffen Zeitplan zum Opfer, da man ja so viele Themen für so kurze Zeit eingeplant hat. Nach 1 Stunde, max 1 1/2 Stunden würde ich schon eine 5 bis 10-minütige Pause empfehlen. Handelt es sich um eine Ganztagsveranstaltung, bitte plane unbedingt eine 1-stündige Mittagspause ein – denn auch das ist nicht selbstverständlich! Ja, ich habe schon so einiges erlebt 😉 Kommen danach alle wieder zurück in den virtuellen Meetingraum, empfiehlt sich jedenfalls eine kleine Aktivierungsübung mit den TeilnehmerInnen zu machen, damit man den Fokus wiederum auf die gemeinsame Veranstaltung richtet.

Der Setting-Check: Achte auf eine klare Rollenverteilung & Technik-Skills

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Je nach Größe der Veranstaltung, Themen und geplanten Methoden (siehe unten), ist es wichtig, sich jedenfalls ein Team für die Durchführung zusammenzustellen. Dabei sollten vor allem die Rollen der einzelnen Personen klar festgelegt werden: Wer übernimmt die Hauptmoderation und wer jene für Kleingruppen? Wer kümmert sich, dass Videos abgespielt werden und wer, dass das Umfragetool funktioniert? Wer behält den Gruppenchat/ den Q&A-Bereich im Auge und trägt die Fragestellungen zur Hauptmoderation? Uvm. Ich empfehle auch eine/n Technik-Verantwortliche/n zu benennen, der/die sich ausschließlich um technische Anliegen kümmert. Als besonderes Service kann man weiters die Kontaktdaten dieser Person den TeilnehmerInnen zur Verfügung zu stellen, sodass technische Probleme bei einzelnen Personen direkt und individuell behoben werden können, ohne dass die gesamte Veranstaltung gestört wird. Darüber hinaus sollten sich alle Verantwortlichen mit den Funktionalitäten des Tools/der Plattform, die für das Event verwendet wird, auseinandergesetzt haben und sich vor allem bei den eingesetzten Features auskennen.

Probiere Neues aus: Mix it, Baby!

Was gibt‘s schlimmeres als durchgängig frontal zugetextet zu werden? Das erinnert eher an vergangene Schulzeiten, als man die ersten Minuten noch aufmerksam zugehört hatte, doch dann recht rasch die Gedanken abglitten. Ähnlich ist es auch bei Online-Events, wobei hier die Ablenkungsmöglichkeiten noch viel stärker vertreten sind: ständig kommen Mails rein, die man ja eigentlich bearbeiten sollte, dann ruft die Vorgesetzte an, das Kind schreit oder der Partner flucht vor sich hin. Natürlich gibt es hierfür kein Patentrezept, denn alle Ablenkungen abzustellen wird oft nicht möglich sein, doch sollte man zumindest in der Methodik so aufgestellt sein, dass die TeilnehmerInnen versuchen fokussiert zu bleiben und einen Mehrwert für sich generieren können. Auflockerungen bieten hier beispielsweise Umfragen oder Word Clouds in den Vorträgen, so genannte Break-Out Groups/Kleingruppen, in denen einzelne spezifische Themen nochmals diskutiert werden können oder auch „Unterbrechungen“ durch Video-Einspielungen etc. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt!

Dies war eine kleine, aber feine Auswahl an Basic-Tipps, die man vor allem in der Organisation von Online-Events berücksichtigen sollte. Ich hoffe, du konntest dir ein paar Anregungen mitnehmen und hast vielleicht selbst schon ein paar Ideen im Kopf, die nur darauf warten, umgesetzt zu werden? Dann klick dich gerne durch, denn es hier gibt‘s meine persönlichen Tipps zur Durchführung und auch zur Nachbereitung von Online-Veranstaltungen. Außerdem hab ich für dich noch eine Info-Grafik erstellt, die du dir gerne rauskopieren oder auch auf dein Pinterest-Board pinnen kannst (klicke dafür einmal auf die Grafik).

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