Immer mehr Menschen klagen über Überlastung im Job – und das hat Folgen: steigende Krankenstände und zunehmendes Burnout. Doch dieses Leiden ist vermeidbar! In seinem aktuellen Buch „Smart Arbeiten mit der Delete-Strategie“, holt Autor Martin Gaedt erfolgreiche Unternehmen vor den Vorhang, die zeigen, wie sich durch das gezielte Streichen von Aufgaben und Prozessen Freiräume schaffen lassen. Diese fördern nicht nur die Gesundheit der Mitarbeitenden, sondern auch steigern dabei auch den Umsatz. In diesem Gastbeitrag erfährst du, wie du mit weniger Stress smarter und produktiver arbeiten kannst.
Menschen entlasten für gesunde Arbeit mit der Delete-Strategie
Überlastung im Beruf, das höre ich immer häufiger in Gesprächen. Geht es dir auch so? Immer mehr Aufgaben, Anforderungen, Tools, digitale Plattformen, Gesetze, Produkte und Prozesse kommen im Arbeitsalltag hinzu. Es ist ein Zu-viel-von-allem.
Die Auswirkungen sind messbar: Der Krankenstand steigt. Burn-out wächst. Sind das menschliche Leid und die hohen Kosten für Unternehmen und Gesellschaft vermeidbar? Selbstverständlich JA! Alles, was Gesundheit im Weg steht, sollten wir löschen. Schaffen wir Platz für die nächste, bessere Version gesunder und smarter Arbeit.
Die Kernfrage lautet: Was können wir weglassen? Welche Verschwendung wollen wir uns nicht mehr leisten? Auch gute Tools und Methoden zur Effizienz und Optimierung können zu viel des Guten sein. Zu viel ist zu viel. Das Zu-viel-von-allem wird auch nicht weniger durch mehr Zeitmanagement oder mehr Selbstoptimierung.
Die Delete-Strategie: Was lassen wir weg, um zu entlasten?
Smart arbeiten wir, wenn wir weniger machen und überflüssige, teure und wertlose Aufgaben löschen. Fokus setzt Ressourcen frei. Entlastung verbessert den Service und Umsatz.
In einer Steuerkanzlei gibt es „Stille Stunden“, das sind drei Stunden pro Tag, in denen kein Telefon klingelt. Die Kund:innen wissen Bescheid. Außerdem sind die Server so eingestellt, dass E-Mails intern nur zweimal pro Tag zugestellt werden. Statt vom Team zu erwarten, sich nicht von jeder E-Mail ablenken zu lassen, wird die Struktur für alle angepasst. In 34 Stunden und einer 4-Tage-Woche schaffen die Mitarbeitenden jetzt stressfreier mehr Arbeit als zuvor in 40 Stunden an 5 Tagen. Der Umsatz ist gestiegen.
Ein Hotel hat die Arbeitszeit von 40 auf 36 Stunden reduziert bei vollem Lohn. Das Hotel forderte nicht mehr Leistung, sondern ging in Vorleistung und entlastete die Crew. Die jährlich 1.400 Online-Bewertungen von Gästen sind jetzt deutlich besser als vorher. Erholte Menschen sind entspannter. Die Gäste erleben einen besseren Service und schreiben bessere Bewertungen. Das bringt dem Hotel mehr Gäste, mehr Umsatz und mehr Bewerbungen. Attraktive Arbeitsbedingungen ziehen an.
Ein Arbeitsbeginn um 3 Uhr ist für viele Menschen unattraktiv. Muss ein/e Bäcker:in nachts mit dem Backen anfangen? Bäckermeister Till Gurka bricht mit traditionellen Strukturen und trotzt dem Fachkräftemangel. Seine Bäckerei „Till und Brot“ öffnet um 11 Uhr vormittags, gebacken wird ab 6 oder 7 Uhr. Er bekommt nun mehr Bewerbungen als er einstellen kann. Und seinem Beispiel folgen immer mehr Bäckereien. Es geht!
Statt mehr Zeitmanagement, mehr Effizienz und mehr Selbstoptimierung schlage ich vor: Zuerst löschen, entmüllen, streichen, weglassen und Platz schaffen. Entmüllte Arbeit entlastet Menschen und verbessert so die Arbeit, denn gesunde Menschen sind leistungsfähiger.
Martin Gaedt, Autor
Wie wir arbeiten, ist kein physikalisches Naturgesetz
Wir produzieren ungesunde Arbeit im Überfluss. Das ist kein Unfall oder das Werk einer höheren Macht. Arbeitsbedingungen werden von uns erfunden und umgesetzt, daher sind sie jederzeit änderbar. Viele Gewohnheiten schleifen sich ein und werden nie hinterfragt.
Die Firma Shopify hat für ihre 11.000 Angestellten eine Google-Chrome-Erweiterung entwickelt, die im Kalender die Höhe der Meeting-Kosten zeigt. Zum ersten Mal wurde allen klar, was der Wahnsinn kostet. Niemand bei Shopify würde für ein Abendessen 500 oder sogar 1.500 Dollar ausgeben. Doch für Meetings wird so viel Geld ausgegeben.
Wieso sind Meetings so teuer? Lohnkosten, Lohnsteuer, Arbeitgeber:innen-Anteil an den Krankenkassenbeiträgen, Energiekosten, Raummiete, Materialien, Catering. Alles mal 10, wenn 10 Personen versammelt sind. Seit die Kosten sichtbar sind, wurden bei Shopify 322.000 Stunden für Meetings gestrichen. Die Zeit wird nun sinnvoller eingesetzt. Was bleibt sind wertvolle Meetings, die die Kosten rechtfertigen.
Mit der Delete-Strategie: Platz schaffen für Fokus und Gesundheit
Statt mehr Zeitmanagement, mehr Effizienz und mehr Selbstoptimierung schlage ich vor: Zuerst löschen, entmüllen, streichen, weglassen und Platz schaffen. Nicht mehr Aufgaben und mehr Projekte, sondern: Was lassen wir weg? Entmüllte Arbeit entlastet Menschen und verbessert so die Arbeit, denn gesunde Menschen sind leistungsfähiger.
Nimm den Mülleimer und setz deine Lösch-Brille auf. Nimm die Liste deiner Tätigkeiten in dieser Woche. Lösche, was dir besonders wertlos erscheint. Ab in den Mülleimer. Wie verändert sich deine Woche? Wenn du wertlose Tätigkeiten dauerhaft streichst, wie wertvoll wird deine Arbeit?
Trainiere das Löschen überall. Nutze dazu auch Wartezeiten an roten Ampeln oder wenn der Zug Verspätung hat. Setz die Lösch-Brille auf und betrachte alles, was vor dir steht. Was siehst du? Verkehrsschilder, Werbetexte, Produkte, Marken, Angebote, offene Stellen und Arbeitszeiten. Stell alles infrage und wirf Überflüssiges in den Mülleimer.
Zu wenig Fachkräfte oder zu viel Zeit verschwendet?
Wer einen Mangel an Fachkräften hat, sollte sein Angebot ändern, um attraktiver zu werden – besonders bei dem aktuellen absoluten Rekord an Erwerbstätigen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Delete-Strategie: Stoppen von Zeitverschwendung, Streichen alter Annahmen, Löschen gewohnter Standards, Entmüllen wertloser Tätigkeiten, Ausmisten von Bürokratie. All das schafft große Freiräume! Und Attraktivität!
Wählt weise, was ihr tut und sein lasst. Schafft attraktive, gesunde Arbeit und damit auch das Potenzial zur Innovation. Wenn Menschen frische Energie haben und motiviert sind, können sie Neues schaffen. Sie werden es nicht tun als Ballast auf dem Berg von Arbeit, wenn sie bereits 120 Prozent ausgelastet sind.
Stell dir vor jeder neuen Aufgabe und jedem neuen Projekt folgende Frage: Welche alte Aufgabe, Anforderung, welches Tool oder Projekt lassen wir dafür weg? Mach diese Frage zur gesunden Routine. Vor neuen Aufgaben werden zuerst wertlos gewordene Tätigkeiten und unnötige Bremsklötze ausgemistet. Regelmäßig Platz zu schaffen, macht uns die Haut vor.
Führe einen Friedhof mit bewährten, aber toten Aufgaben ein. Mach sichtbar, was gelöscht wird! Feiere Löschlisten als Befreiung von Ablenkung und Überlastung!
Martin Gaedt, Autor
Professionell entmüllen wie die Haut
Die Haut ist unser größtes Organ. Beim Berühren wirkt sie fest und glatt. Dabei verliert jeder Mensch pro Minute 30.000 bis 40.000 Hautzellen, das sind Millionen Zellen pro Tag. Wir bemerken den Verlust gar nicht. Unsere Haut schafft täglich Platz für frische Hautzellen, die nachwachsen.
So erneuert sie sich etwa alle 28 Tage. Das setzt voraus, dass der Müll vorher entsorgt wurde. Wir können alte Haut nicht festhalten. Sonst würden wir nach zehn Jahren 120 Häute übereinander tragen. Das will keiner.
Entmülle die Arbeit so strukturiert und kontinuierlich, wie sich die Zellen unserer Haut erneuern. Anders als bei der Haut muss nicht jede alte Aufgabe aussortiert werden. Es gibt bewährte Gewohnheiten, die weiterhin wertvoll sein können. Gestalte den Wandel der Arbeit wie den natürlichen Prozess der Haut.
Feiere Löschlisten: Delete!
Führe einen Friedhof mit bewährten, aber toten Aufgaben ein. Mach sichtbar, was gelöscht wird! Häng die Löschlisten der Woche und des Monats ins Foyer und in den Meetingraum! Feiere Löschlisten als Befreiung von Ablenkung und Überlastung! Entlastung wirkt doppelt positiv, da für wirkungsvolle Aufgaben mehr Zeit und Kraft bleiben.
Menschen sollten nie zu 100 Prozent ausgelastet sein. Dann sind es eindeutig zu viele Aufgaben. Wer entlastet ist, ist agiler und reaktionsfähiger, um die Entwicklung auf den Märkten zu beobachten und aktiv zu reagieren.
Keine Tätigkeit wird dauerhaft gleich viel zur Strategie einer Firma beitragen. Was kann raus? Welche Produkte, welche ungenutzten Funktionen einer Software, welche Öffnungszeiten und Formulare, welche überflüssigen Prozesse und Gesetze sind Müll?
Entmüllte Firmenkultur für Leistungsfähigkeit
Am wirksamsten ist Entlastung, wenn Aufgaben und Prozesse für alle Mitarbeitenden ausgemistet werden. Dann ist die ganze Firma aufgeräumt und leistungsfähig. Überlastung braucht Entlastung. Gute, gesunde Arbeit ist entmüllte, entlastete Arbeit.
Sons Of Motion Pictures ist die größte Filmagentur in Mitteldeutschland und arbeitet weltweit. Das Team hat bereits 60 Preise gewonnen. Erfolg kann Stillstand erzeugen, aber nicht bei den Sons. Der Geschäftsführer Florian Arndt gab Ende 2022 allen Kolleg:innen den Auftrag, sich mit KI-Tools zu beschäftigen, die für ihre Profession relevant sind. Bilder, Ton, Sprachen, Sprecher:innen, Schnitt, Animationen, Drehbücher.
Der Clou: Er packte die Innovation nicht oben auf den Stapel aller Projekte drauf, sondern er gab allen zwei Tage zeitliche Freiräume zur internen Fortbildung. Weiterentwicklung und Innovation braucht Zeit, dann kann sie wirksam werden und sich auszahlen. Seit 2023 sind KI-Tools ein fester Bestandteil im Handwerkszeug der Sons. Sie bringen Hollywood in den Mittelstand und sind attraktiv.
Mein neues Buch: SMART ARBEITEN MIT DER DELETE-STRATEGIE. Überflüssiges streichen, Produktivität steigern, kreatives Potenzial freisetzen.
Ich erzähle 244 Geschichten, wie Firmen im Mittelstand und Handwerk konkret Platz schaffen. Dazu zeige ich 40 Übungen, die sofort allein oder im Team angewendet werden können. Wird regelmäßig gelöscht, wird stressfreier gearbeitet. Aufgeräumte Unternehmen machen auch mehr Umsatz und gewinnen mehr Fachkräfte. Ich zeige konkrete Löschlisten aus Firmen mit überflüssigen Aufgaben und Störungen. Wer entmüllt, kann sich auf das Wesentliche und Wertvolle konzentrieren. Klicke hier für mehr Informationen zur Delete-Strategie.
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